Imaginez le quotidien d’un gestionnaire, assis à son bureau, les yeux rivés sur une liste de tâches interminable. Les courriels affluent, les réunions s’enchaînent, et chaque nouvelle demande semble ajouter une couche supplémentaire de pression. Loin d’être une simple question de gérer des horaires, la gestion du temps implique une danse complexe entre les attentes personnelles et celles des autres. Découvrez comment mieux maîtriser ce ballet pour alléger votre charge et améliorer votre efficacité.
Anna, gestionnaire de projets, commence sa journée avec une pile de dossiers sur son bureau. Le téléphone sonne, et son manager lui demande de préparer un rapport d’ici la fin de la journée. Anna sait que ce rapport est crucial, mais elle a déjà plusieurs projets en cours. Elle ressent immédiatement une montée de stress, se demandant comment elle va pouvoir tout gérer. Elle commence à se demander si son manager ne comprend pas la pression sous laquelle elle se trouve.
Pour éviter ces situations stressantes, il est essentiel de clarifier les attentes dès le début. Au lieu de se laisser submerger, Anna pourrait répondre : « J’ai déjà plusieurs projets en cours. Pourriez-vous m’indiquer les éléments essentiels à inclure dans ce rapport afin que je puisse m’organiser au mieux ? » Cette approche permet de définir clairement les priorités et de gérer le temps plus efficacement. Par exemple, une conversation efficace avec un supérieur pourrait inclure des questions directes sur les délais et les éléments clés à prioriser.
Anna pourrait aussi éviter de s’attendre à ce que son manager devine ses contraintes. En étant proactive et en communiquant ouvertement ses limites, elle peut réduire le risque de surcharge et de ressentiment. Par exemple, elle pourrait dire : « Je peux commencer à travailler sur ce rapport dès que j’ai terminé les tâches urgentes en cours. Cela vous convient-il ? »
Marc, un chef d’équipe, a toujours voulu être perçu comme celui qui gère tout avec brio. Lorsqu’il se fixe des objectifs, il s’impose des délais très serrés, pensant qu’il doit toujours faire plus. Un jour, il se rend compte qu’il travaille tard chaque soir, mais il n’a jamais l’impression d’avoir terminé tout ce qu’il s’était fixé. Cette pression constante commence à le ronger. Il se demande pourquoi il se sent toujours en retard malgré ses efforts acharnés.
Marc pourrait trouver une grande aide en réévaluant ses attentes personnelles. Plutôt que de se demander pourquoi il ne parvient pas à tout faire, il pourrait commencer par diviser ses objectifs en tâches plus petites et plus gérables. Par exemple, au lieu de se dire « Je dois finir ce projet cette semaine », il pourrait planifier des étapes intermédiaires, chacune avec un objectif clair. Cette approche permettrait non seulement de mieux gérer son temps mais aussi de réduire le stress lié à une charge de travail trop lourde. Des exercices de réflexion personnelle, tels que l’écriture de ses objectifs et l’évaluation de leur réalisme, peuvent aider à ajuster les attentes de manière réaliste.
Marc pourrait également bénéficier d’une dose de bienveillance envers lui-même. Il est important de reconnaître ses limites et d’accepter qu’on ne peut pas tout accomplir parfaitement. En définissant ce qui est raisonnable, il pourrait se libérer d’une partie de la pression interne qu’il ressent. Par exemple, au lieu de penser « Je devrais pouvoir faire tout cela », il pourrait se demander « Quelle est la quantité de travail réaliste que je peux gérer sans compromettre ma qualité de vie ? » Les techniques comme le journaling ou la méditation peuvent aussi aider à mieux gérer le stress et à favoriser une plus grande bienveillance personnelle.
La gestion du temps et des priorités peut être grandement améliorée en divisant les grands projets en tâches plus gérables. Utiliser des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporels) peut rendre cette répartition plus efficace. Par exemple, au lieu de planifier un projet entier pour une semaine, décomposer le travail en tâches quotidiennes spécifiques avec des étapes claires peut rendre le projet moins intimidant et plus réalisable.
Enfin, il existe de nombreux outils et applications pour améliorer la gestion du temps. Des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana, ainsi que des calendriers numériques comme Google Calendar, peuvent aider à organiser et à suivre les tâches et les projets plus efficacement. Ces ressources peuvent non seulement aider à prioriser les tâches mais aussi à suivre les progrès et à ajuster les plans en fonction des besoins.
Au Réseau Annie RH, nous offrons la formation Gestion du temps et des priorités pour aider les gestionnaires et les équipes à mieux organiser leurs tâches, optimiser leur efficacité et réduire le stress lié à la surcharge de travail. Cette formation propose des outils concrets pour établir des priorités claires, planifier efficacement et gagner en autonomie dans la gestion quotidienne. Pour en savoir plus, visitez notre site : Gestion du temps et des priorités.
La gestion du temps et des priorités n’est pas seulement une question d’organisation, mais aussi de gestion des attentes. Comme le montrent les histoires d’Anna et Marc, il est crucial de clarifier les attentes avec les autres et de réévaluer celles que vous avez pour vous-même. En adoptant une approche proactive et bienveillante, vous pouvez non seulement améliorer votre efficacité, mais aussi réduire le stress et créer un environnement de travail plus équilibré.
[Auteur(e)] Annie Boilard
Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH. Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée. Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble. Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines. |
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