La gestion du temps est une compétence cruciale pour tout gestionnaire d’équipe. Loin de se résumer à la simple planification des tâches, elle implique également une compréhension profonde de son propre fonctionnement et de celui de son équipe. Voici cinq astuces efficaces pour mieux gérer votre temps et optimiser votre efficacité en tant que gestionnaire d’équipe.
La gestion du temps ne se limite pas à répartir les tâches sur un calendrier. La gestion de votre énergie est tout aussi cruciale. Même si vous disposez de suffisamment de temps pour accomplir une tâche, un faible niveau d’énergie peut rendre cette tâche beaucoup plus difficile à réaliser. Identifier les moments de la journée où vous êtes le plus productif peut vous aider à planifier les tâches exigeantes à ces moments-là.
Exemple : Supposons que vous ayez une réunion de stratégie planifiée à 13h, juste après le dîner. Si vous savez que vous êtes souvent somnolent à cette heure-là, essayez de planifier la réunion à un moment où votre énergie est plus élevée, par exemple en début de matinée. Vous serez plus alerte, ce qui favorisera une discussion plus productive.
Souvent, ce que les gens recherchent, ce n’est pas simplement votre temps, mais votre attention de qualité. Être pleinement présent lors de vos interactions signifie éviter les distractions et se concentrer entièrement sur la personne ou la tâche à accomplir.
Exemple : Si un membre de votre équipe demande un entretien rapide, mais que vous êtes distrait par d’autres tâches, demandez-lui de patienter cinq minutes pendant que vous vous préparez mentalement et terminez ce que vous faisiez. Cette pause vous permet de donner toute votre attention à la conversation, rendant cet échange plus efficace et constructif.
La prise de décision est une compétence clé pour tout gestionnaire. Les décisions retardées ou mal prises peuvent entraîner une perte de temps et d’énergie. Développer des processus de prise de décision rapides et efficaces peut vous aider à éviter ces écueils.
Exemple : Imaginez que vous deviez choisir entre deux fournisseurs pour un projet important. Au lieu de procrastiner en recherchant continuellement plus d’informations, fixez-vous un délai pour prendre votre décision. Par exemple, déclarez que d’ici vendredi midi, vous aurez choisi un fournisseur en fonction des données disponibles. Cela vous pousse à évaluer les informations de manière efficace et à avancer.
Les émotions peuvent grandement affecter votre gestion du temps. Elles peuvent soit vous motiver, soit vous freiner, en particulier lorsque vous faites face à des tâches désagréables. Apprendre à reconnaître et à gérer vos émotions peut vous aider à maintenir une productivité constante.
Exemple : Si vous avez une tâche que vous redoutez, comme donner un retour négatif à un employé, reconnaissez cette appréhension mais planifiez de le faire le matin, lorsque vous avez plus d’énergie et de clarté mentale. Affronter cette tâche dès le début de la journée empêche le stress de s’accumuler et libère votre esprit pour le reste de la journée.
Une communication claire et concise peut éviter de nombreux malentendus et pertes de temps. Prenez le temps de structurer vos messages de manière à ce qu’ils soient compréhensibles et complets dès le départ.
Exemple : Au lieu d’envoyer des e-mails rapides et non réfléchis, prenez quelques minutes supplémentaires pour structurer votre message de manière claire et complète. Par exemple, si vous organisez une réunion, indiquez l’heure, le lieu, l’objectif et les documents nécessaires dès le premier e-mail. Cela évitera des allers-retours inutiles et des clarifications ultérieures, économisant ainsi du temps pour vous et votre équipe.
La gestion du temps en tant que gestionnaire d’équipe va au-delà de la simple allocation de blocs de temps pour des tâches spécifiques. Il s’agit de gérer votre énergie, de maintenir une attention de qualité, de prendre des décisions efficaces, de comprendre et de gérer vos émotions, et d’optimiser vos compétences en communication. En appliquant ces cinq astuces, vous pouvez non seulement améliorer votre efficacité au travail, mais aussi enrichir la qualité de votre vie professionnelle et personnelle. Adoptez une approche réfléchie et stratégique de la gestion du temps et vous verrez une amélioration notable dans votre performance et celle de votre équipe.
Au Réseau Annie RH, nous avons à cœur d’accompagner les gestionnaires et les professionnels RH dans le développement de leurs compétences clés. Notre conférence RH Optimiser son temps propose des stratégies concrètes pour mieux gérer les priorités et retrouver un équilibre durable dans un contexte professionnel exigeant. En plus de nos conférences, nous offrons des formations spécialisées en gestion de conflits, en développement du leadership, en prévention du harcèlement et en gestion du changement. Notre mission : outiller les équipes pour qu’elles puissent évoluer dans un environnement sain, performant et humain.
[Auteur(e)] Annie Boilard
Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH. Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée. Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble. Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines. |
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