AGENT-E DE BUREAU CLASSE PRINCIPALE – ATTRACTION ET ACQUISITION DE TALENTS (SERVICE À LA CLIENTÈLE)

L’ABP répondant-e principal-e du service à la clientèle du Bureau du recrutement (BREC) :
Reçoit les appels d’assistance téléphonique, recueille différentes informations afin d’identifier le besoin des utilisateurs et réfère si nécessaire la requête aux personnes appropriées;
Répond aux questions simples des utilisateurs par téléphone ou par courriel et fournit l’information pertinente;
Assure le suivi des demandes des utilisateurs;
Consulte et met à jour la banque de connaissances du BREC après approbation de la coordonnatrice;
S’approprie les connaissances de première ligne des différentes activités des ressources humaines plus spécifiquement celles liées aux activités de recrutement;
Assiste l’utilisateur au regard des différents logiciels servant à l’application des processus des activités de recrutement, notamment le système de gestion de candidatures.

L’ABP répondant-e principal-e du service à la clientèle du Bureau du recrutement (BREC) peut également collaborer avec les autres agent-e-s de bureau classe principale de l’équipe pour :
planifier organiser et distribuer les travaux
déterminer l’échéancier des travaux
s’assurer que les travaux sont effectués dans les délais prévus
assurer le suivi des dossiers à caractère confidentiel ou plus complexes, en collaboration un cadre du bureau, et assure un premier niveau de suivi des plaintes, le cas échéant
vérifier les travaux effectués et effectue un contrôle qualité des processus
valider et envoie la liste des nouveaux engagés
donner son avis sur la qualité des travaux effectués dans un objectif d’amélioration.
faire un état de la conformité des processus et du respect des échéanciers, de façon hebdomadaire à la coordonnatrice
prendre en charge les opérations liées au recrutement:

Conseille l’ensemble de l’équipe pour les questions reliées aux tâches et outils de travail des agents de bureau classe principale. Agit comme personne-ressource / expert auprès de l’équipe et de la coordonnatrice au niveau des processus de travail et des outils de travail des agents de bureau classe principale.

Formule des suggestions et des recommandations afin d’améliorer les processus et travaux sous sa responsabilité.

Analyse les problématiques, propose des solutions, participe à des rencontres liées à l’amélioration des processus qui touchent les tâches des agents de bureau classe principale.

Participe à l’accueil des nouveaux agents de bureau classe principale et des stagiaires :
accueille, forme, accompagne et supporte au quotidien les nouveaux membres de l‘équipe. Joue un rôle d’expert.
établit et mets en œuvre un plan de formation; planifie les formations avec les formateurs
mets à jour en continu le plan de formation et en fait le suivi auprès de la coordonnatrice.

Rédige les cahiers de bord et développe des outils de suivis et s’assure qu’ils sont à jour. S’assure que les méthodes de travail décrites dans ceux-ci sont respectées

Organise et tient à jour un système de classement des divers dossiers du bureau et en assure suivi rigoureux

Tient à jour et produit, sur demande, diverses requêtes statistiques relatives à son travail.

Réceptionne le courrier et le distribue aux membres de l’équipe

Transige tant à l’interne qu’à l’externe sur des questions relevant de sa compétence.

Voit à l’organisation de diverses réunions, convoque les participants à des réunions, recueille par écrit ou verbalement les divers sujets qui feront l’objet de discussion, transcrit à l’aide d’un logiciel de traitement de texte l’ordre du jour et prépare les dossiers nécessaires

Accomplit, sur demande, toute autre tâche connexe à sa fonction