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Technicienne ou technicien en administration – Dotation  2022-304

Titre du poste : 

Technicienne ou technicien en administration 2022-304

Date de publication : 

10 janvier 2023

Lieu et région ou le poste est situé

Montréal, Québec ou télétravail
, Grande région de Montréal

Niveau du poste : 

Postes de spécialistes non-direction (DO, dotation, Rel. travail, SST, rémunération, dotation, payroll et autre)

Échelle salariale : 

Salaire (horaire) : de 19,42 $ à 29,10 $

Description du poste

Votre mandat

Sous l’autorité de la chef de service des ressources humaines de la Direction des ressources humaines (DRH), la personne effectue des travaux complexes à nature technique et administrative reliés à la dotation et à la gestion des ressources humaines. Elle offre un soutien administratif à l’équipe des ressources humaines et participe à l’organisation d’activités reliées à la direction. Elle soutient les activités de recrutement externe, d’embauche et de mouvement de personnel interne, notamment en procédant à l’affichage de postes, à la présélection des candidatures et à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés ainsi qu’à leur accueil.

Tâches et responsabilités

TÂCHES PRINCIPALES

 ·      Soutenir les activités de recrutement de personnel externes.

·       Faire le suivi des requêtes du personnel (analyse et validation).

·       Préparer et réviser les descriptions de tâches et les affichages.

·       Procéder à l’affichage de postes.

·       Participer à la présélection des candidatures reçues.

·       Convoquer les candidats en entrevue.

·       Préparer les documents pour les entrevues.

·       Réserver les salles ou les plages d’entrevues.

·       Procéder aux entrevues téléphoniques avec les candidats et transmettre ses observations aux conseillères.

·       Administrer les tests et les corriger lorsque requis.

·       Prendre les références des candidats.

·       Soutenir administrativement les conseillères en ressources humaines – acquisition de talents.

·     Coordonner le cheminement administratif des processus de dotation et, à ce titre, répondre aux demandes d’informations des candidats, employés et gestionnaires à l’intérieur de son champ de compétences.

·       Gérer la boîte de courriels DRH, les curriculums vitae reçus et faire le suivi des candidatures spontanées.

·       Entretenir et mettre à jour la banque de candidats en consultant les plateformes de réseaux sociaux et autres outils.

·       Procéder à l’ouverture des dossiers d’employés (produire les formulaires d’embauche), et les maintenir à jour tant de façon manuelle que virtuelle.

·       Procéder à l’accueil des nouveaux stagiaires et des nouveaux employés (le cas échéant).

·       Effectuer les entrées de données au dossier des personnes travaillant à l’Institut dans le système HaDoPerso, (ex. : embauche, départ, absence de longue durée, prolongation de mandat, liste de rappel, etc.).

·       Produire les confirmations de mandat temporaire aux agences de placement et faire le suivi.

·       Préparer et réviser les textes et documents selon les paramètres définis et les échéances fixées.

·       Effectuer le classement des documents informatisés et papier.

·       Faire le suivi et la transmission des factures reçues pour paiement des agences de placement aux directions concernées.

·       Acheminer différents rapports en lien avec la dotation aux personnes ou groupes désignés dans les délais fixés.

·       Participer aux comités émanant de la direction des ressources humaines ou de l’Institut (scrums intersites).

·       Être la personne-ressource désignée pour la gestion des outils et formulaires électroniques en dotation.

·       Recevoir toutes les demandes relatives à la dotation du personnel et les traiter suivant les procédures en vigueur.

·       Participer à l’organisation d’activités de recrutement (salons, congrès) et faire le suivi administratif, au besoin.

·       Représenter la Direction des ressources humaines lors de projets transversaux en lien avec ses responsabilités.

·       Signaler à son supérieur immédiat toute situation problématique.

·       Participer activement ou agir à titre de chargée de projet pour les projets d’amélioration continue du service des ressources humaines.

·       Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Qualifications requises

Votre profil

Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques administratives (DEC) ou une attestation d’études collégiales (AEC) en ressources humaines, ou l’équivalent.

Détenir cinq (5) années d’expérience pertinente, dont trois (3) années dans des tâches reliées à la gestion des ressources humaines, notamment en dotation de personnel.

Maîtriser la suite Microsoft Office et les méthodes de travail à distance.

Connaître les règles de confidentialité et de conservation des documents constitue un atout.

Maîtriser la langue française parlée et écrite.

Utiliser les moyens mis à sa disposition pour assurer une bonne qualité du français (Antidote, dictionnaires, manuels divers, formation continue, etc.).

Maîtriser et respecter les conventions typographiques et stylistiques propres au domaine.

Description de l'entreprise

L’Institut national de santé publique du Québec est le centre d’expertise et de référence en santé publique au Québec reconnu pour la qualité de ses productions. Sa mission est de produire et de transférer des connaissances en vue d’éclairer la prise de décision et l’optimisation des pratiques en santé publique. Milieu d’excellence, l’Institut regroupe plus de 600 employés spécialistes dans leur domaine qui travaillent en collaboration avec le réseau de la santé et les milieux de l’enseignement et de la recherche

Spécificité de l'entreprise ou du poste

 

Les avantages

20 jours de vacances annuelles après un an de service;

Des journées de maladies monnayables;

Plusieurs mesures de conciliation travail/vie personnelle avec notamment un horaire flexible et différents types de congés;

Programme d’avantages sociaux et régime de retraite avantageux.

Lieu de travail : Montréal, Québec ou télétravail

Statut : Temps complet temporaire

Durée : Un (1) an avec possibilité de prolongation

Horaire : 35 heures par semaine

Supérieur immédiat : Cheffe de service

Salaire (horaire) : de 19,42 $ à 29,10 $

Condition de travail : En raison des mesures sanitaires, ce poste devra se réaliser en télétravail, en tout ou en partie, selon les besoins et la nature des fonctions.

Processus pour appliquer

Pour postuler, faire parvenir votre curriculum vitae au www.inspq.qc.ca/emplois en spécifiant le numéro d’affichage 2022-304.

Date limite : 24 janvier 2023

http://www.inspq.qc.ca/emplois

Personne ressource

Pascale
Comeau
Technicienne en administration